Jasa Penulis Artikel – Sejak pandemi Covid-19 pada tahun 2020, perusahaan melakukan kolaborasi virtual dalam mengatur sistem kerja karyawannya, dalam rangka social distancing. Kolaborasi virtual merupakan metode kolaborasi yang dilakukan sesama tim virtual dengan memanfaatkan teknologi menjadi media komunikasi, ketika work from home.
Alat yang Diperlukan dalam Kolaborasi Virtual
Ada beberapa aplikasi yang bisa digunakan untuk melakukan kolaborasi virtual, berikut ini software yang bisa digunakan sebagai fasilitas bekerja virtual.
1. Video Conferencing
Panggilan suara saja tidak cukup untuk menyampaikan maksud dari komunikasi, Anda perlu melihat gerakan, ekspresi serta postur tubuh. Mengapa Anda perlu melihat hal tersebut? Agar pesan yang dimaksud benar-benar tersampaikan ketika berinteraksi dengan rekan kerja satu sama lain.
Maka, Anda membutuhkan video conferencing software sebagai media komunikasi secara virtual, seperti, Skype, Google Meet dan Zoom. Share screen bisa dilakukan dalam video conference, agar dapat melakukan presentasi saat meeting berlangsung.
2. File Sharing
Selain berkomunikasi, nantinya Anda juga berbagi dokumen dengan sesama rekan kerja, serta mengirimkan dokumen sebagai laporan terhadap atasan. Anda bisa menggunakan Dropbox, Google Drive dan Microsoft 365 sebagai file sharing software yang dipakai saat berbagi dokumen secara virtual.
Sebenarnya, sudah banyak yang menyimpan softfile dalam bentuk cloud, sebelum pandemi Covid-19 datang, karena bentuknya yang paperless dinilai lebih efisien. Selain itu, memudahkan penggunanya dalam melakukan pencarian, dan kapasitas penyimpanannya yang besar, sehingga banyak dokumen yang bisa disimpan.
Tips Efektif dalam Virtual Collaboration
Ada empat tips yang bisa Anda terapkan ketika melakukan kolaborasi virtual. Berdasarkan artikel Harvard Business Review dengan judul 4 Tips for Effective Virtual Collaboration.
1. Meeting Secara Rutin
Jika membutuhkan brainstorming, melaksanakan diskusi kreatif, menciptakan visi dan lainnya, kegiatan meeting menjadi metode paling efisien untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Anda juga bisa melakukan pekerjaan itu, pada meeting yang telah terjadwalkan.
Sebelum meeting, tetapkan agenda yang akan dibahas, serta menunjuk satu orang untuk memfasilitasi meeting, tidak lupa satu orang sebagai notulen. Agar arah dan tujuan meeting diketahui oleh tim serta mampu mendorong pengambilan keputusan.
Dengan adanya notulensi, Anda tidak perlu membahas hal yang sama pada pertemuan berikutnya, karena sudah ada catatan mengenai isi meeting.
2. Membagi Dokumen
Dokumen seperti softfile dibutuhkan sebagai penunjang pekerjaan, bukan menjadi masalah jika komunikasi terjalin dengan asynchronous, saat berbagi dokumen untuk berkolaborasi. Software yang bisa digunakan seperti, Google Docs, Slack, Terms, maupun jenis software berbagi file lainnya, yang telah disepakati oleh perusahaan.
Ketika menggunakannya, Anda perlu mengatur jadwal review, melakukan pemberitahuan serta memahami hal yang Anda perlukan dari reviewer dokumen. Semuanya harus jelas, agar rekan kerja tidak harus mengklarifikasi isi dokumen.
3. Side by Side
Work from home menimbulkan budaya kerja virtual side by side. Artinya Anda melakukan pekerjaan sambil membagikan project kepada rekan kerja pada waktu yang bersamaan, melalui video call. Strategi ini secara efektif dapat mengatasi kesulitan saat bekerja, karena Anda dapat meminta umpan balik kepada rekan kerja.
Baca Juga: Closing Melimpah! Simak 10 Perubahan Hukum Pemasaran Era Digital
4. Status “Away”
Chat kolaborasi virtual seperti Slack, Flock, dan Terms mempunyai kredibilitas, serta menjadi kunci kolaborasi dalam tim. Biasanya, virtual collaboration chat mempunyai fitur away, agar Anda dapat mengetahui jam kerja serta jam setelah kerja. Ketika work from home, bisa jadi Anda bekerja lewat dari jam kerja yang seharusnya.
Melakukan kolaborasi virtual menjadi budaya kerja sejak pandemi Covid-19. Anda juga harus beradaptasi dengan kolaborasi virtual, sebab bisa saja menjadi budaya kerja di masa mendatang, seiring dengan kecanggihan teknologi.
